Czy da się obejść mechanizm podzielonej płatności?

mechanizm podzielonej płatności
Od listopada 2019 roku wielu przedsiębiorców ma problem z odpowiednim dokumentowaniem sprzedaży. Wszystko w związku ze zmianą przepisów dotyczących sprzedaży towarów i usług z  załącznika 15 znowelizowanej ustawy o VAT. Obowiązkowy split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, powoduje chaos. Przepisy nie są jasne dla większości sprzedawców a wszechobecna faktura proforma zamiast ułatwić i zabezpieczyć transakcję, jest nie lada problemem.
Proforma a nowelizacja

W świetle nowych przepisów faktura proforma nie może być opłacona za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. A to dlatego, że dokument ten, choć określany jako „faktura”, w rzeczywistości fakturą nie jest. Aby dokument mógł być określany jako faktura musi posiadać pewne elementy, które określa art. 106e ustawy o VAT. Proforma nie jest fakturą, gdyż nie posiada, a przynajmniej nie powinna posiadać, wszystkich elementów faktury. Gdyby bowiem posiadała wszystkie te elementy, byłaby już fakturą dokumentującą sprzedaż. W takim wypadku zupełnie bezzasadne byłyby wystawianie faktury końcowej. Bezzasadne i nieprawidłowe. Mielibyśmy wtedy do czynienia z podwójnym udokumentowaniem sprzedaży (podwójnym przychodem i VAT należnym). Dlatego też dokument określany, jako proforma nie posiada np. kwot VAT, stawek podatku, NIP sprzedawcy lub daty sprzedaży. Dzięki temu nie jest fakturą. I przez to jest problematyczna.

Mechanizm podzielonej płatności a dokument sprzedaży

Przepisy są bezlitosne i jasno wskazują jaki dokument musi być podstawą dokonania zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. A jest to tylko i wyłącznie faktura. Wskazuje na to art. 108 ustawy o VAT:

Art. 108a. 1. Podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku, przy dokonywaniu płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury mogą zastosować mechanizm podzielonej płatności.

1a. Przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (czyli 15.000 brutto – dopisek autorki), podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. 

Zauważmy, że mamy tu jedynie określenie „faktura”, a nie „dokument sprzedaży”. Ustawodawca nie daje tutaj dowolności i zapłatę uzależnia od posiadania tylko i wyłącznie faktury.

Podobna zasada będzie obowiązywała przy zapłacie za zamówienia. Zamówienie nie jest fakturą, więc też nie stanowi postawy do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Faktura zaliczkowa ratunkiem?

Jedynym dokumentem umożliwiającym zapłatę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności jest faktura zaliczkowa. jest bezpieczniejsza dla sprzedawców forma dokumentowania przyszłej sprzedaży. Szerzej pisałam o fakturach zaliczkowych w artykule: Proforma a split payment. Ustęp 1c wspomnianego wyżej artykułu daje możliwość zapłaty w split payment faktury zaliczkowej:

1c. Przepisy ust. 1–1b stosuje się odpowiednio do płatności, o których mowa wart.19a ust.8. W takim przypadku w komunikacie przelewu, o którym mowa w ust. 3, podatnik w miejsce informacji, o której mowa w ust. 3 pkt 3, wpisuje wyraz „zaliczka”.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, podatnik musi jednak udowodnić powiązanie wpłaty z fakturą zaliczkową, którą otrzyma po wpłacie. Dlatego też najlepszym rozwiązaniem jest płatność na podstawie faktury zaliczkowej, kiedy to w tytule przelewu można wpisać konkretny numer faktury.

Dzielimy faktury, czyli czy da się obejść mechanizm podzielonej płatności?

Zgodnie z ustawą musimy zastosować split payment do faktur powyżej 15.000 złotych brutto. A co jeśli podzielimy taką fakturę na dwie po 7500 złotych brutto? Oczywiście przepisy wprost nie regulują takich działań. Biorąc pod uwagę fakt, że w ustawie nie pojawia się już pojęcie jednolitej gospodarczo transakcji, można twierdzić, że fiskus zrezygnował z aż tak dogłębnej analizy warunków, w jakich nastąpiła sprzedaż. Jednak zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów takie dzielenie kwot może mieć znamiona omijania przepisów, szczególnie jeśli faktury te są wystawione jedna po drugiej. W takim przypadku sprzedawca może narazić się na sankcje – zakwestionowanie dokumentacji sprzedaży oraz nałożenia kary w wysokości 30% wartości podatku VAT z podzielonych sztucznie faktur. Oczywiście nie należy to demonizować przepisów i samego stanowiska MF. W przypadku bowiem faktur na kwoty powyżej 15.000 złotych, na której znajdują się głównie towary z załącznika 15 i dodatkowo inny towar spoza tej listy, jest możliwość rozdzielenia towarów i wykazania na osobnych fakturach. Jednak, jak podkreśla Ministerstwo, każdy przypadek powinien być rozpatrywany indywidualnie. Fiskus na pewno przyjrzy się przedsiębiorcom, którzy nagle przestaną wystawiać faktury na kwoty powyżej 15.000 złotych, choć w latach poprzednich takich transakcji było wiele.

Nowe przepisy nie są proste. Pomożemy Ci prowadzić biznes w zgodzie z trudnymi regulacjami:

Autor:
Anna Piątek - właścicielka Kancelarii Podatkowej AMP Consulting, jej Główna Księgowa, członek Stowarzyszenia Księgowych, partner merytoryczny Urzędu Skarbowego Kraków-Prądnik. Posiada Certyfikat Księgowy nr 21025/2008. Specjalizuje się w prowadzeniu księgowości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i komandytowych. Z zamiłowania psycholog biznesu. Uważa, że własna firma to najlepsza gra strategiczna, jaką do tej pory wynaleziono. W ramach doradztwa biznesowego podpowiada jak grać w tę grę mądrze.