Proforma a split payment
Od 1 listopada został wprowadzony obowiązkowy split payment. Pomimo ograniczonego wykazu towarów i usług, do których ma zastosowanie, może dotyczyć każdego z nas. Pojawiają się jednak wątpliwości co do możliwości zastosowania mechanizmu podzielonej płatności w przypadku chęci dokonania zapłaty na podstawie zamówienia lub proformy. Czy przedpłata na podstawie takich dokumentów jest możliwa w dobie obowiązkowego split payment?
Proforma i zamówienie a split payment
Dokument w postaci faktury proforma lub samo zamówienie nie posiada wszystkich obowiązujących elementów, które musi posiadać faktura. Zauważmy, że wystawiając proformę, brakuje na niej np. daty wystawienia lub kwoty podatku należnego. Wszystko po to, aby taki dokument nie był uznany za fakturę i aby nie było ryzyka (już po wystawieniu faktury ostatecznej) uznania tego dokumentu za drugą fakturę. W takim przypadku mielibyśmy do czynienia z podwójną sprzedażą (choć niezamierzoną) i fiskusowi należałby się VAT należny z obu wystawionych dokumentów.
W związku z powyższym, skoro proforma lub zamówienie nie jest fakturą, nie ma możliwości opłacenia ich w systemie podzielonej płatności.
Faktura zaliczkowa a mechanizm podzielonej płatności
Na szczęście Ministerstwo Finansów ułatwia nieco życie przedsiębiorcom i rozszerza możliwość zapłaty w split payment na faktury zaliczkowe. Daje to przedsiębiorcom nieco swobody i nie nakłada obowiązku każdorazowego wystawiania całościowej faktury z odroczonym terminem płatności. Takie postępowanie mogłoby rodzić komplikacje w przypadku nierzetelnych kontrahentów i przeciągających się terminów regulowania zobowiązań.
Dzięki dodaniu możliwości opłaty faktury zaliczkowej z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności sprzedawca zyskuje większą kontrolę nad procesem sprzedaży.
W związku z koniecznością umieszczenia na fakturze adnotacji “mechanizm podzielonej płatności” w odniesieniu do faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 złotych, wymagane jest umieszczenie takiej adnotacji także na fakturze zaliczkowej.
Faktury zaliczkowe przed i po dokonaniu wpłaty a split payment
Fakturę zaliczkową można wystawić przed i po powstaniu obowiązku podatkowego (czyli dokonaniu wpłaty). Dokument taki można wystawić 30 dni przed otrzymaniem zapłaty lub do 15 dnia kolejnego miesiąca, w którym otrzymano płatność. Pomimo tego, że nie jest to faktura końcowa, zgodnie z art. 108a, ust. 1a, nabywca może uregulować płatność za tę fakturę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. W tytule przelewu powinien wpisać “zaliczka” i, choć nie jest to wpisane literalnie w ustawie, podać numer faktury zaliczkowej, ponieważ ten numer jest mu znany.
W przypadku wpłaty zaliczki bez dokumentu (np. na podstawie umowy) nabywca także może uregulować płatność z użyciem split payment. Ponieważ nie dysponuje fakturą i będzie ona wystawiona po dokonaniu wpłaty, w tytule przelewu umieszcza samo słowo “zaliczka”, nie podając numeru faktury.
W obu przypadkach zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności jest możliwe, aczkolwiek zdecydowanie bardziej czytelny komunikat uzyska nabywca otrzymując fakturę przed dokonaniem płatności. Z niej będzie jasno wynikać konieczność uregulowania zobowiązania w split payment dzięki odpowiedniemu oznaczeniu.
Faktura zaliczkowa a brak wpłaty
Dodanie faktury zaliczkowej jako drugiego dokumentu, na podstawie którego możliwe jest dokonanie płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, chroni też sprzedawców.
Obowiązek podatkowy (czyli moment, w którym należy wykazać w deklaracji VAT należny) powstaje w chwili zapłaty. Jeśli nabywca nie dokona płatności, taka faktura nie rodzi żadnych konsekwencji w VAT. Dopiero zapłata spowoduje powstanie zobowiązanie wobec fiskusa. Jest to o tyle dobre rozwiązanie, że dzieląc płatność na dwie części lub uzależniając dostawę od płatności zaliczkowej, sprzedawcy nie zawyżają przychodu z transakcji, która może nie być uregulowana. Przychód powstaje bowiem w chwili dokonania dostawy, nie później jednak niż w chwili wystawienia faktury lub uregulowania należności. Oznacza to, że jeśli wystawimy fakturę, choć nie otrzymamy zapłaty, to powstanie przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Faktura zaliczkowa nie rodzi takich konsekwencji.
Więcej o split payment: Split payment – obowiązki i sankcje oraz Solidarna odpowiedzialność w VAT dotknie każdego z nas
Masz pytania? Zapraszamy na spotkanie:
FAQ – Split payment, proforma i faktura zaliczkowa
Czy proforma może zostać opłacona w split payment?
Nie, proforma nie może zostać opłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie zawiera wszystkich wymaganych elementów dokumentu sprzedaży.
Czy zamówienie można opłacić w split payment?
Nie, samo zamówienie nie stanowi podstawy do zastosowania split payment.
Mechanizm podzielonej płatności można stosować wyłącznie do faktur oraz faktur zaliczkowych.
Dlaczego proforma nie jest uznawana za fakturę?
Proforma ma charakter informacyjny i nie dokumentuje sprzedaży.
Dokument ten zazwyczaj nie zawiera wszystkich elementów wymaganych dla faktury VAT, takich jak pełne dane podatkowe czy moment sprzedaży.
Czy faktura zaliczkowa może zostać opłacona w split payment?
Tak, faktura zaliczkowa może być opłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Ministerstwo Finansów dopuściło możliwość regulowania zaliczek w systemie split payment.
Kiedy należy umieścić adnotację „mechanizm podzielonej płatności”?
Adnotacja jest obowiązkowa przy fakturach objętych obligatoryjnym split payment.
Dotyczy to również faktur zaliczkowych, jeśli wartość brutto przekracza 15.000 zł i sprzedaż obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 ustawy o VAT.
Czy fakturę zaliczkową można wystawić przed otrzymaniem wpłaty?
Tak, fakturę zaliczkową można wystawić przed otrzymaniem zaliczki.
Dokument może zostać wystawiony maksymalnie 30 dni przed planowaną wpłatą.
Jak opisać przelew split payment do faktury zaliczkowej?
W komunikacie przelewu należy wpisać słowo „zaliczka”.
Najlepiej dodatkowo podać numer faktury zaliczkowej, aby jednoznacznie powiązać wpłatę z dokumentem.
Czy można zapłacić zaliczkę split payment bez otrzymanej faktury?
Tak, jest to możliwe.
W takim przypadku w komunikacie przelewu należy wpisać jedynie słowo „zaliczka”, ponieważ numer faktury nie jest jeszcze znany.
Czy faktura zaliczkowa bez wpłaty powoduje obowiązek zapłaty VAT?
Nie, sama faktura zaliczkowa nie powoduje obowiązku podatkowego bez otrzymania płatności.
Obowiązek rozliczenia VAT powstaje dopiero w momencie wpływu zaliczki.
Dlaczego faktura zaliczkowa jest bezpieczniejsza niż zwykła faktura?
Faktura zaliczkowa ogranicza ryzyko podatkowe przy braku płatności.
Wystawienie zwykłej faktury może powodować konieczność rozpoznania przychodu i VAT nawet wtedy, gdy kontrahent nie zapłacił.
Autor
