Biała lista podatników VAT
Od września na przedsiębiorców czekają spore zmiany. Ucierpieć będą mogli wszyscy ci, którzy nie dokonają weryfikacji kontrahenta i przekażą kwotę należności na rachunek bankowy, który nie widnieje na tzw. białej liście podatników VAT. Konsekwencje będą dość dotkliwe, gdyż uregulowanie płatności na inne konto niż widniejące w wykazie spowoduje brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Co to to za lista?
Krajowa Informacja Skarbowa, która będzie prowadzić listę określa ją jako “nowe narzędzie do weryfikacji kontrahentów”. De facto narzędzia takie już istnieją, bo obecnie można (i należy) weryfikować kontrahentów pod kątem ich statusu w rejestrze czynnych podatników. Istniejące wyszukiwarki: czynnych i wykreślonych podatników, tych, którym odmówiono rejestracji oraz przywróconych do rejestru zastąpi jedno zbiorcze narzędzie.
Na białej liście podatników VAT:
- Sprawdzisz czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
- Jeśli twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznasz podstawę prawną tych decyzji.
- Potwierdzisz numer rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.
Jak widać zdecydowano się połączyć obecnie stosowane narzędzia. Dołączono do nich informacje na temat numeru rachunku kontrahenta widniejącego w bazie fiskusa.
Po co nam wiedza o numerze rachunku kontrahenta
Do końca roku wiedza ta nie będzie nam niezbędna. Możemy z wyszukiwarki korzystać lub nie, ponieważ płatność na inne konto niż widniejące na liście nie będzie sankcjonowana. Niestety od 2020 roku wiedza na ten temat w wielu przypadkach będzie kluczowa. Wykonując przelew na rachunek nie widniejący w na białej liście podatników, stracimy możliwość zaliczenia wydatku w koszty. Podobna zasada obowiązuje już w obrocie gospodarczym, gdzie ograniczono możliwość płatności gotówkowych pomiędzy podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. W tym przypadku na szczęście też możemy mówić o ograniczeniach, a nie o regułach bezwzględnych dotyczących każdej faktury.
Limit kwotowy transakcji a koszty
Ustawodawca w tym zakresie pozostawił przedsiębiorcom nieco swobody. Podobnie jak w przypadku płatności gotówkowych wprowadza limit 15.000 złotych, powyżej którego należy kierować się danymi rachunku widniejącymi na białej liście podatników VAT. Do kwoty 15.000 złotych płatności na inne konta nie będą sankcjonowane. Jest to rozwinięcie obowiązującego przepisu. Obecnie wydatek powyżej 15.000 złotych udokumentowany fakturą opłaconą gotówką nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Od 2020 roku każda płatność powyżej 15.000 złotych może być zakwestionowana, nawet ta dokonana przelewem, jeśli trafi na konto inne niż widniejące na białej liście podatników VAT.
Płatność na inny rachunek – 3 dni na ratunek
Dokonanie płatności powyżej limitu na inny rachunek niż widniejący w na białej liście podatników VAT nie musi mieć negatywnych konsekwencji. Ustawodawca daje bowiem przedsiębiorcom 3 dni na reakcję (!). W tym czasie należy złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta o przekazaniu płatności na niewłaściwe konto. No cóż, w mojej opinii, uratowanie kosztu może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy tuż po dokonaniu przelewu uświadomiliśmy sobie błąd (czyli zazwyczaj nie dokonaliśmy weryfikacji). Z drugiej strony to na pewno ukłon w stronę przedsiębiorców, którzy będą z pewnością potrzebowali czasu na przystosowanie się do nowych realiów.
Jak się przygotować do zmian
Jeśli większość twoich płatności firmowych to kwoty poniżej limitu 15.000 złotych, zmiany nie będą dla ciebie odczuwalne. Jeśli jednak takich płatności dokonujesz sporo, sugerowałabym zweryfikowanie danych kontrahentów w okresie braku sankcji (okres wrzesień-grudzień 2019). Ważne, aby numer rachunku podany na fakturze widniał na białej liście podatników VAT. Weryfikując dane będziesz miał pewność, że kontrahent zgłosił dane w urzędzie i dokonanie przelewu od nowego roku na dany rachunek nie będzie miało negatywnych konsekwencji dla twojej firmy.
Jak dokonać aktualizacji danych
Należy także pamiętać o aktualizacji swoich rachunków, tak aby nie stwarzać kontrahentowi problemów z ujmowaniem twoich faktur w kosztach podatkowych. Spółki z o.o. i komandytowe powinny dokonać aktualizacji na druku NIP-8. Druk ten można wysłać do urzędu drogą elektroniczną. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i spółki cywilne dokonują zmiany bezpośrednio w systemie CEIDG.
Kolejne wyzwanie dla przedsiębiorców to: Obowiązkowy split payment – trzecie ryzyko utraty kosztu
Potrzebujesz pomocy w sprawach księgowych swojej firmy? Zapraszamy na spotkanie:
FAQ – Biała lista podatników VAT
Co to jest biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT to oficjalny wykaz prowadzony przez Ministerstwo Finansów.
Umożliwia sprawdzenie statusu podatnika VAT oraz numerów rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego.
Od kiedy obowiązują sankcje związane z białą listą VAT?
Sankcje obowiązują od 1 stycznia 2020 roku.
Od tego momentu płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy może skutkować utratą kosztów podatkowych.
Czy każda płatność musi być wykonana na rachunek z białej listy?
Nie.
Obowiązek dotyczy przede wszystkim transakcji pomiędzy przedsiębiorcami przekraczających 15 000 zł brutto.
Co grozi za przelew na konto spoza białej listy VAT?
Przedsiębiorca może utracić możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Dodatkowo może pojawić się ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta.
Czy można uniknąć sankcji po wykonaniu przelewu na błędny rachunek?
Tak.
Przedsiębiorca ma 3 dni na złożenie zawiadomienia do urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta o dokonaniu płatności na rachunek spoza wykazu.
Jak sprawdzić rachunek bankowy kontrahenta?
Numer rachunku można zweryfikować na białej liście podatników VAT.
Wykaz dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów oraz w systemie CEIDG.
Jakie informacje znajdują się na białej liście VAT?
Wykaz zawiera dane rejestrowe podatników VAT oraz zgłoszone rachunki bankowe.
Można tam sprawdzić status podatnika, daty rejestracji lub wykreślenia z VAT oraz numery rachunków firmowych.
Czy przedsiębiorca powinien aktualizować swoje rachunki bankowe?
Tak.
Brak aktualizacji rachunku może powodować problemy kontrahentów z zaliczeniem wydatków do kosztów podatkowych.
Jak zaktualizować rachunek bankowy na białej liście VAT?
Sposób aktualizacji zależy od formy prowadzenia działalności.
Spółki składają aktualizację na formularzu NIP-8, natomiast jednoosobowe działalności gospodarcze dokonują zmian przez CEIDG.
Czy warto weryfikować kontrahentów przed wykonaniem przelewu?
Tak, regularna weryfikacja kontrahentów znacząco ogranicza ryzyko podatkowe.
Sprawdzenie rachunku bankowego oraz statusu VAT pomaga uniknąć sankcji i problemów z rozliczeniem kosztów.
Autor
