Biała lista podatników VAT

Od września na przedsiębiorców czekają spore zmiany. Ucierpieć będą mogli wszyscy ci, którzy nie dokonają weryfikacji kontrahenta i przekażą kwotę należności na rachunek bankowy, który nie widnieje na tzw. białej liście podatników VAT. Konsekwencje będą dość dotkliwe, gdyż uregulowanie płatności na inne konto niż widniejące w wykazie spowoduje brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Co to to za lista?

Krajowa Informacja Skarbowa, która będzie prowadzić listę określa ją jako “nowe narzędzie do weryfikacji kontrahentów”. De facto narzędzia takie już istnieją,  bo obecnie można (i należy) weryfikować kontrahentów pod kątem ich statusu w rejestrze czynnych podatników. Istniejące wyszukiwarki: czynnych i wykreślonych podatników, tych, którym odmówiono rejestracji oraz przywróconych do rejestru zastąpi jedno zbiorcze narzędzie.

Na białej liście podatników VAT:

• Sprawdzisz czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
• Jeśli twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznasz podstawę prawną tych decyzji.
• Potwierdzisz numer rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Jak widać zdecydowano się połączyć obecnie stosowane narzędzia. Dołączono do nich informacje na temat numeru rachunku kontrahenta widniejącego w bazie fiskusa.

Po co nam wiedza o numerze rachunku kontrahenta

Do końca roku wiedza ta nie będzie nam niezbędna. Możemy z wyszukiwarki korzystać lub nie, ponieważ płatność na inne konto niż widniejące na liście nie będzie sankcjonowana. Niestety od 2020 roku wiedza na  ten temat w wielu przypadkach będzie kluczowa. Wykonując przelew na rachunek nie widniejący w na białej liście podatników, stracimy możliwość zaliczenia wydatku w koszty. Podobna zasada obowiązuje już w obrocie gospodarczym, gdzie ograniczono możliwość płatności gotówkowych pomiędzy podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. W tym przypadku na szczęście też możemy mówić o ograniczeniach, a nie o regułach bezwzględnych dotyczących każdej faktury.

Limit kwotowy transakcji a koszty

Ustawodawca w tym zakresie pozostawił przedsiębiorcom nieco swobody. Podobnie jak w przypadku płatności gotówkowych wprowadza limit 15.000 złotych, powyżej którego należy kierować się danymi rachunku widniejącymi na białej liście podatników VAT. Do kwoty 15.000 złotych płatności na inne konta nie będą sankcjonowane. Jest to rozwinięcie obowiązującego przepisu. Obecnie wydatek powyżej 15.000 złotych udokumentowany fakturą opłaconą gotówką nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Od 2020 roku każda płatność powyżej 15.000 złotych może być zakwestionowana, nawet ta dokonana przelewem, jeśli trafi na konto inne niż widniejące na białej liście podatników VAT.

Płatność na inny rachunek – 3 dni na ratunek

Dokonanie płatności powyżej limitu na inny rachunek niż widniejący w na białej liście podatników VAT nie musi mieć negatywnych konsekwencji. Ustawodawca daje bowiem przedsiębiorcom 3 dni na reakcję (!). W tym czasie należy złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta o przekazaniu płatności na niewłaściwe konto. No cóż, w mojej opinii, uratowanie kosztu może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy tuż po dokonaniu przelewu uświadomiliśmy sobie błąd (czyli zazwyczaj nie dokonaliśmy weryfikacji). Z drugiej strony to na pewno ukłon w stronę przedsiębiorców, którzy będą z pewnością potrzebowali czasu na przystosowanie się do nowych realiów.

Jak się przygotować do zmian

Jeśli większość twoich płatności firmowych to kwoty poniżej limitu 15.000 złotych, zmiany nie będą dla ciebie odczuwalne. Jeśli jednak takich płatności dokonujesz sporo, sugerowałabym zweryfikowanie danych kontrahentów w okresie braku sankcji (okres wrzesień-grudzień 2019). Ważne, aby numer rachunku podany na fakturze widniał na białej liście podatników VAT. Weryfikując dane będziesz miał pewność, że kontrahent zgłosił dane w urzędzie i dokonanie przelewu od nowego roku na dany rachunek nie będzie miało negatywnych konsekwencji dla twojej firmy.

Jak dokonać aktualizacji danych

Należy także pamiętać o aktualizacji swoich rachunków, tak aby nie stwarzać kontrahentowi problemów z ujmowaniem twoich faktur w kosztach podatkowych. Spółki z o.o. i komandytowe powinny dokonać aktualizacji na druku NIP-8. Druk ten można wysłać do urzędu drogą elektroniczną. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i spółki cywilne dokonują zmiany bezpośrednio w systemie CEIDG.

Kolejne wyzwanie dla przedsiębiorców to: Obowiązkowy split payment – trzecie ryzyko utraty kosztu

Potrzebujesz pomocy w sprawach księgowych swojej firmy? Zapraszamy na spotkanie: