Traktujesz firmowe pieniądze jak własne? Dlaczego to największa pułapka po założeniu spółki

Przez lata prowadziłeś jednoosobową działalność i przelewałeś pieniądze z konta firmowego na prywatne bez zastanawiania się nad tym. Teraz masz spółkę z o.o. i odruchowo robisz to samo. Problem w tym, że ten odruch, niewinny na JDG, w spółce może kosztować Cię więcej niż wszystkie oszczędności podatkowe, dla których w ogóle ją założyłeś. Pieniądze na koncie spółki nie są Twoimi pieniędzmi – to jedno zdanie tłumaczy większość problemów, w jakie wpadają początkujący wspólnicy. Poniżej pokazujemy, dlaczego tak jest, ile kosztuje ten błąd i jak wypłacać środki tak, żeby żadna kontrola nie miała się do czego przyczepić.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego pieniądze spółki prawnie nie są Twoimi pieniędzmi, nawet jeśli jesteś jedynym wspólnikiem?
• Co grozi za wypłatę środków bez podstawy prawnej?
• Jakie są legalne sposoby wyciągnięcia pieniędzy ze spółki i ile każdy z nich kosztuje?
• Jak bezpiecznie pożyczyć pieniądze od własnej spółki?
• Jak rozpoznać, że wpadłeś już w tę pułapkę i jak to naprawić?

Dlaczego pieniądze spółki nie są Twoimi pieniędzmi?

Spółka z o.o. z chwilą wpisu do KRS staje się odrębnym podmiotem prawa, z własnym majątkiem, niezależnym od majątku wspólników. To nie jest formalność do odhaczenia przy rejestracji – to fundament, na którym stoi cała konstrukcja ograniczonej odpowiedzialności. Skoro majątek spółki jest oddzielony od Twojego majątku prywatnego po to, żeby chronić Cię przed jej długami, ta sama zasada działa w drugą stronę: nie możesz dowolnie dysponować majątkiem spółki, tak jak nie odpowiadasz nim za jej zobowiązania.

Co grozi za wypłatę pieniędzy bez podstawy prawnej?

Każda wypłata ze spółki musi opierać się na dokumencie, czyli uchwale o dywidendzie lub o wynagrodzeniu zarządu, umowie pożyczki albo fakturze za faktycznie wykonaną usługę. Bez takiej podstawy przelew nie przechodzi bez śladu.

Nieudokumentowana wypłata może zostać uznana za przychód z nieujawnionych źródeł i opodatkowana stawką sankcyjną 75%. Nawet przy łagodniejszej kwalifikacji, czyli ukrytym zysku albo nieodpłatnym świadczeniu, pojawia się zaległy PIT z odsetkami, a często też dodatkowe zobowiązanie podatkowe.

Świadome wyprowadzenie środków ze spółki może wyczerpywać znamiona przywłaszczenia mienia z art. 284 Kodeksu karnego albo działania na szkodę spółki z art. 296 Kodeksu karnego. Te przepisy uruchamiają się przy najprostszych sytuacjach. Wystarczy przelew na wakacje albo spłata prywatnej karty kredytowej z firmowego konta.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki? Porównanie metod

Dobra wiadomość jest taka, że masz kilka legalnych dróg wypłaty, a różnice w kosztach między nimi bywają ogromne. Poniższa tabela pokazuje najważniejsze z nich.

Najważniejsza różnica to koszt w spółce. Formy będące kosztem uzyskania przychodu obniżają podstawę CIT, więc łączne obciążenie bywa niższe niż przy dywidendzie, mimo że nie brzmią tak prestiżowo.

Wynagrodzenie z powołania czy świadczenia z art. 176 KSH sprawdzają się zwłaszcza przy umiarkowanych kwotach, poniżej progu 120 000 zł skali podatkowej – powyżej tego progu dywidenda albo faktura z JDG na ryczałcie zaczynają wygrywać.

Każda z tych metod ma jednak warunek wspólny – musi odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze, a nie istnieć wyłącznie na papierze.

Pożyczka od własnej spółki – kiedy jest bezpieczna?

Pożyczka to jedyny sposób, żeby wziąć pieniądze ze spółki bez płacenia od nich podatku w momencie wypłaty. Właśnie dlatego jest też najczęściej nadużywana i najchętniej sprawdzana przy kontrolach. Żeby pożyczka broniła się przed urzędem, potrzebujesz czterech elementów.

• Po pierwsze, formalnej umowy pożyczki z określoną kwotą, terminem spłaty i oprocentowaniem – nieoprocentowana pożyczka od spółki dla wspólnika może zostać rozpoznana jako nieodpłatne świadczenie.
• Po drugie, uchwały zgromadzenia wspólników wyrażającej zgodę na jej udzielenie, jeśli wymaga tego umowa spółki.
•  Po trzecie, zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego i zapłaty podatku PCC w wysokości 0,5% kwoty pożyczki.
• Po czwarte, spłaty zgodnie z harmonogramem – pożyczka, która pozostaje niezapłacona latami bez żadnej raty, prędzej czy później zostanie przez fiskusa przekwalifikowana na ukrytą dywidendę, z odsetkami za cały okres.

Pożyczka sprawdza się w sytuacjach przejściowych – potrzebujesz gotówki na kilka miesięcy, zanim spółka wypłaci regularną dywidendę albo zanim rozliczysz się z innego tytułu. Nie sprawdza się jako stały mechanizm zasilania budżetu domowego.

Jak zbudować bezpieczny system wypłat od początku?

Najlepiej działa to, co przewidywalne. Ustal ze swoim biurem rachunkowym stały, comiesięczny mechanizm wypłat, na przykład umiarkowane wynagrodzenie z powołania na bieżące potrzeby i zaliczki na poczet dywidendy w przypadku większych potrzeb. 

Przeanalizuj czy spółka spełnia warunki do wypłaty zaliczki na poczet dywidendy. Czy w umowie jest zapis o możliwości takich wypłat wspólnikom oraz, czy sprawozdanie za poprzedni rok zostało zatwierdzone oraz wykazuje zysk. Spółka może wypłacić zaliczki na poczet zysku stanowiące najwyżej połowę zysku z roku ubiegłego powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku z lat poprzednich.  

Prowadź osobne konto rozrachunkowe wspólnika ze spółką, żeby na bieżąco widzieć, kto komu jest winien i ile. I przede wszystkim – każdą wypłatę poprzedzaj pytaniem: jaka jest jej podstawa prawna i czy potrafię ją wytłumaczyć w jednym zdaniu.

AMP Consulting prowadzi pełną księgowość spółek z o.o., komandytowych i akcyjnych od 2008 roku i pilnuje, żeby każda wypłata miała podstawę, zanim trafi na konto wspólnika, a nie dopiero wtedy, gdy trzeba ją uzasadnić podczas kontroli.

Posiadamy Certyfikat Ministerstwa Finansów nr 21025/2008 i ubezpieczenie OC na kwotę 1,3 mln zł. Jeśli zakładasz spółkę albo chcesz uporządkować rozliczenia w tej, którą już prowadzisz, napisz do nas – ustawimy system wypłat, który wytrzyma każdą kontrolę.

Źródła:

• Ustawa z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (art. 12, 176, 198, 299)
• Ustawa z 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (art. 284, 296)
• https://www.podatki.gov.pl