Czy można założyć spółkę online – rejestracja przez S24 i Portal Rejestrów Sądowych

Czy można założyć firmę online? Tak, i to na dwa sposoby. Od 1 lipca 2021 roku wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego składa się wyłącznie elektronicznie. Przedsiębiorca ma do wyboru system S24 (rejestracja na wzorcu umowy, bez notariusza) lub Portal Rejestrów Sądowych – PRS (rejestracja po zawarciu umowy u notariusza, wniosek elektroniczny). Obie ścieżki różnią się kosztami, elastycznością i czasem oczekiwania na wpis.

Dwie ścieżki rejestracji spółki online – jak założyć sp. z o.o.?

System S24 pozwala zawiązać i zarejestrować spółkę z o.o., jawną, komandytową oraz prostą spółkę akcyjną bez wychodzenia z domu. Umowa spółki zawierana jest na wzorcu udostępnionym w systemie, podpisywana elektronicznie (profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub e-dowodem), a wniosek trafia bezpośrednio do sądu rejestrowego.

Portal Rejestrów Sądowych (PRS) służy do składania wniosków o wpis do KRS w przypadku, gdy umowa spółki została zawarta u notariusza. Notariusz sporządza akt notarialny i przekazuje go do Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Wspólnik lub pełnomocnik wypełnia wniosek w e-formularzach KRS na portalu PRS, podaje numer aktu z CREWAN i składa wniosek elektronicznie.

W obu przypadkach wnioski papierowe nie są już przyjmowane – sądy rejestrowe rozpatrują wyłącznie wnioski złożone przez internet.

Jak założyć spółkę przez S24? Procedura krok po kroku

Rejestracja w systemie S24 wymaga założenia konta na portalu ekrs.ms.gov.pl. Każdy wspólnik i każdy członek zarządu musi posiadać konto – identyfikacja odbywa się przez podpis kwalifikowany, profil zaufany lub e-dowód.

• Po zalogowaniu wspólnicy uzupełniają formularz umowy spółki – wskazują nazwę, siedzibę, przedmiot działalności (kody PKD), wysokość kapitału zakładowego, liczbę i wartość udziałów, skład zarządu i sposób reprezentacji. System generuje gotowy wzorzec umowy. Wspólnicy podpisują ją elektronicznie.
• Następnie system pozwala przygotować wniosek o wpis do KRS. Do wniosku dołącza się generowane automatycznie dokumenty: listę wspólników oraz oświadczenie o wniesieniu kapitału. 
• Niezbędne jest także dodanie dodatkowych dokumentów, których nie generuje system: oświadczenia o statusie cudzoziemca oraz oświadczenia członków zarządu i wspólników o ich adresach korespondencyjnych. 
• Po podpisaniu i opłaceniu wniosek trafia do sądu.
• Sąd rozpatruje wniosek z S24 w terminie 1 dnia roboczego od daty wpływu. W praktyce rejestracja trwa 1–3 dni robocze. Po wpisie spółka automatycznie otrzymuje numery KRS, NIP i REGON.

Opłata za wpis do KRS przez S24 wynosi 250 zł. Od 29 listopada 2025 roku zniesiono opłatę 100 zł za ogłoszenie w MSiG.

Jak złożyć wniosek przez PRS – rejestracja z umową notarialną

Jeśli umowa spółki została zawarta u notariusza, wniosek o wpis składa się przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl). Wymaga to konta użytkownika autoryzowanego podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub e-dowodem.

W e-formularzach KRS należy wybrać właściwy typ wniosku (rejestracja spółki z o.o.) i uzupełnić dane spółki. Zamiast dołączać skan umowy spółki, wystarczy podać numer identyfikacyjny aktu notarialnego z CREWAN – sąd pobierze dokument automatycznie.

Pozostałe załączniki (np. lista wspólników, oświadczenie o wniesieniu wkładów, zgody zarządu) dołącza się w formie elektronicznej – podpisane kwalifikowanym podpisem, profilem zaufanym lub osobistym. Jeśli załącznik to skan dokumentu papierowego, oryginał trzeba przesłać do sądu w terminie 3 dni od złożenia wniosku (chyba że wniosek składa profesjonalny pełnomocnik).

Opłata za wpis do KRS przez PRS wynosi 500 zł. Czas rozpatrzenia wniosku to ustawowo 7 dni, w praktyce – od 2 do 4 tygodni.

S24 czy PRS – porównanie obu ścieżek

Wybór między S24 a PRS zależy od potrzeb spółki. S24 jest tańszy (250 zł vs 500 zł za wpis) i szybszy (1–3 dni vs 2–4 tygodnie), ale ogranicza się do wzorcowej umowy. W S24 nie można wnieść wkładów niepieniężnych (aportów), nie da się wprowadzić niestandardowych zapisów (np. udziałów uprzywilejowanych, zasad dziedziczenia) i nie ma możliwości ustalenia indywidualnych reguł współpracy wspólników.

PRS wymaga wizyty u notariusza i wyższych opłat, ale daje pełną swobodę w treści umowy. To lepsze rozwiązanie dla spółek z kilkoma wspólnikami, planujących wniesienie nieruchomości lub know-how, potrzebujących zaawansowanych klauzul ochronnych lub przygotowujących się do inwestycji zewnętrznej.

Co zrobić po rejestracji spółki? Formalności podatkowe

Sam wpis do KRS nie kończy procedury. W ciągu 14 dni od zawarcia umowy spółki trzeba złożyć deklarację PCC-3 i zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych (0,5% kapitału zakładowego pomniejszonego o opłatę sądową i koszty notarialne). W S24 PCC rozlicza sam wspólnik; u notariusza – PCC pobiera notariusz jako płatnik.

Spółka musi również złożyć zgłoszenie NIP-8 (aktualizacja danych w urzędzie skarbowym), VAT-R (jeśli planuje być czynnym VAT-owcem) oraz zgłoszenie do ZUS (jeśli zatrudnia pracowników lub jeśli wspólnik jednoosobowej sp. z o.o. podlega ubezpieczeniom).

Od 1 kwietnia 2026 roku większość firm musi wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) – warto zadbać o integrację systemu fakturowego z KSeF jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży.

Planujesz założyć spółkę i chcesz mieć pewność, że wszystkie formalności zostaną dopełnione? AMP Consulting działa na rynku od 2008 roku i oferuje nowoczesne rozwiązania księgowe, dzięki którym prowadzisz biznes z dowolnego miejsca na świecie.