Czy księgowość bierze odpowiedzialność za błędy?

Pytanie o odpowiedzialność za błędy w rozliczeniach pojawia się najczęściej wtedy, gdy jest już za późno na spokojną analizę. Urząd skarbowy wszczął kontrolę, wyszła zaległość, naliczono odsetki. Klient twierdzi, że biuro zawiniło. Biuro twierdzi, że klient dostarczał dokumenty z opóźnieniem. Kto ma rację i – co ważniejsze – kto ponosi w takiej sytuacji odpowiedzialność?

Spis treści:

•  Podatnik pozostaje podatnikiem
•  Jak wygląda odpowiedzialność cywilna biura?
•  Kiedy biuro może uwolnić się od winy?
• Co zrobić, gdy wykryto nieprawidłowość?

Podatnik pozostaje podatnikiem

Z punktu widzenia prawa podatkowego podmiotem zobowiązanym jest zawsze przedsiębiorca. Organy podatkowe kierują swoje decyzje do podatnika, a nie do jego księgowego. Oznacza to, że zaległość podatkową – wraz z odsetkami – zapłaci właściciel firmy, niezależnie od tego, z czyjej winy powstała. Podpisanie umowy z biurem rachunkowym nie zmienia tego stanu rzeczy.

To rozróżnienie bywa źródłem rozczarowań. Wielu przedsiębiorców zakłada, że oddanie ksiąg w ręce profesjonalistów przenosi na nich pełną odpowiedzialność. I tak jak biuro księgowe jest ogromnym wsparciem i skraca czas, jaki trzeba poświęcić na rachunkowość, to jednak odpowiedzialność podatkowa i odpowiedzialność cywilna biura wobec klienta funkcjonują w odrębnych reżimach prawnych i nie zastępują się nawzajem.

Jak wygląda odpowiedzialność cywilna biura?

Biuro rachunkowe odpowiada wobec klienta na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego – za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. Jeżeli błąd biura spowodował szkodę, klient może dochodzić odszkodowania, np. w sytuacji, gdy powstała:

• konieczność zapłaty odsetek od zaległości podatkowej,
•  koszty postępowania kontrolnego,
• utrata prawa do odliczenia VAT.

Trzeba jednak pamiętać o tym, żeby to roszczenie było skuteczne, konieczne jest wykazanie się tym, że biuro nienależycie wykonało usługę, że doszło do konkretnej szkody majątkowej oraz że między nimi istnieje związek przyczynowy.

Samo stwierdzenie, że deklaracja zawierała błąd, nie wystarcza – konieczne jest udowodnienie, że błąd leżał po stronie biura, a nie po stronie klienta, który np. dostarczył błędne dane.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego – wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów – ma pokrywać takie właśnie szkody. Minimalna suma gwarancyjna wynosi równowartość 10 000 euro. Przy poważniejszych stratach może to być kwota niewystarczająca.

Kiedy biuro może uwolnić się od winy?

Odpowiedzialność biura rachunkowego może być ograniczona lub wyłączona, jeżeli do błędu doszło z przyczyn leżących po stronie klienta.

Najczęściej winne jest dostarczenie niekompletnych lub błędnych dokumentów, niedotrzymanie terminów przekazywania faktur oraz brak informacji o zmianach istotnych dla rozliczeń – nowym przedmiocie działalności, zawartej umowie leasingu czy transakcji zagranicznej.

Umowa z biurem rachunkowym może ponadto zawierać klauzule ograniczające wysokość odszkodowania np. do wielokrotności miesięcznego wynagrodzenia biura. Takie zapisy są dopuszczalne w granicach prawa, o ile nie wyłączają odpowiedzialności za szkody wyrządzone umyślnie.

Warto jednak wiedzieć, że sama klauzula w umowie to nie wszystko. Biuro, które chce skutecznie powołać się na winę klienta, musi być w stanie wykazać związek przyczynowy między działaniem lub zaniechaniem zleceniodawcy a powstałą szkodą.

Innymi słowy – nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że „klient nie dostarczył dokumentów na czas”. Konieczne jest udowodnienie, że właśnie ten brak doprowadził bezpośrednio do błędu w rozliczeniu.

Po stronie klienta natomiast warto zadbać o to, by zakres obowiązków obu stron był precyzyjnie określony już w umowie. Jeśli kontrakt nie wskazuje wprost, jakie informacje i w jakim terminie przedsiębiorca ma obowiązek przekazywać, trudniej będzie potem jednoznacznie rozstrzygnąć, kto ponosi winę za ewentualne nieprawidłowości. Jasno sformułowane zapisy chronią obie strony – i biuro, i jego klienta.

Co zrobić, gdy wykryto nieprawidłowość?

Przedsiębiorca, który samodzielnie wykryje błąd w złożonej deklaracji albo dowie się o nim od biura, powinien działać szybko. Złożenie korekty deklaracji przed wszczęciem postępowania kontrolnego przez urząd skarbowy zasadniczo wyłącza odpowiedzialność karną skarbową podatnika za daną nieprawidłowość.

Możliwe jest też złożenie czynnego żalu – pisemnego zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego, które przy spełnieniu ustawowych warunków chroni przed odpowiedzialnością karną skarbową.

Niezależnie od tego, kto zawinił, należy w tym momencie zebrać całą dokumentację potwierdzającą zakres i terminy przekazanych biuru materiałów. E-maile, potwierdzenia odbioru dokumentów, notatki z rozmów telefonicznych – wszystko to może mieć znaczenie, jeżeli sprawa trafi na drogę cywilną.

Błędy w rozliczeniach bolą podwójnie – finansowo i nerwowo. W AMP Consulting dbamy o to, żeby do nich nie dochodziło i oferujemy jasne umowy, precyzyjny podział obowiązków i obowiązkowe ubezpieczenie OC. Jeśli szukasz biura rachunkowego, które traktuje Twoją firmę poważnie – skontaktuj się z nami.