KSeF – 3 mało znane fakty, które wpłyną na twój biznes

Krajowy System e-Faktur staje się rzeczywistością każdego przedsiębiorcy. Czy jesteśmy na niego gotowi czy nie – zmiany są nieuniknione i będą miały wpływ na sposób działania firm, obieg dokumentów, współpracę z księgowymi. Firmy, które dotychczas pracowały z dokumentami papierowymi będą miały trudności z przystosowaniem się do nowego systemu. Kilka faktów na temat KSeF może też mocno zaskoczyć.

Fakt 1: KSeF będzie obowiązywał wszystkie firmy już od 1 lutego 2026 roku

Jak to możliwe skoro data 1 lutego 2026 roku dotyczy dużych podmiotów a mniejsze będą objęte KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026? Daty 1 lutego 2026 roku i 1 kwietnia 2026 roku dotyczą obowiązku wystawiania faktur sprzedaży w KSeF. Jednak nałożony na duże podmioty obowiązek fakturowania sprzedaży wpłynie na wszystkie inne firmy będące nabywcami towarów i usług. Mniejsze firmy, na dzień 1 lutego 2026 r. nieobjęte obowiązkowych KSeF w zakresie sprzedaży, będą jednak musiały mieć możliwość pobrania faktur zakupu, jeśli te faktury zostały wystawione w KSeF przez podmiot do tego zobowiązany. Od dużego dostawcy nie otrzymamy już faktury mailem czy w formie papierowej. Pobierzemy ją jedynie za pośrednictwem systemów zintegrowanych z KSeF. Oznacza to, że wszystkie firmy muszą być gotowe na prace w KSeF w zakresie pobierania faktur kosztowych już od 1 lutego 2026 roku. 

Fakt 2: Faktura będzie wystawiona w chwili nadania jej numeru KSeF

KSeF zmienia całkowicie podejście do terminów i dat wystawienia faktur. Obecnie wystawiamy faktury w sposób w dużej mierze elastyczny. Oczywiście musimy przestrzegać terminów wystawienia faktury, jednak mamy tu dowolność. Technicznie jest możliwe wystawienie faktury z datą wsteczną lub jej zmiana przed wysyłką do klienta. W praktyce faktury widniejące w systemie do fakturowania mogą być dowolnie zmieniane do chwili wysyłki do klienta. Nie ma też większego problemu, jeśli przekazujemy klientowi fakturę po kilku dniach od jej wystawienia.

Faktury wystawiane w KSeF będą miały jasno określoną datę wystawienia. A będzie to ten dzień, w którym faktura otrzyma unikalny numer w systemie KSeF. Oznacza to w praktyce to, że żadna faktura, która nie została wysłana do KSeF, wystawiona w zewnętrznych programach lub wystawiona w programie zintegrowanym w KSeF, ale nie przetworzona lub zawierająca błędy uniemożliwiające nadanie jej numeru w systemie KSeF nie będzie uznana za wystawioną. Taka faktura jest jedynie wizualizacją, obrazem, który nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego ani nie jest pełnoprawnym dokumentem.

Dlatego też warto zastanowić się nad obecnie funkcjonującymi procedurami w zakresie wystawiania faktur i zmodyfikować je pod wymogi KSeF. W praktyce od 1 lutego 2026 roku i 1 kwietnia 2026 roku nie będzie już takiej dowolności w datach wystawienia jakie mamy obecnie.

Fakt 3: Przedsiębiorcy i biura rachunkowe nie będą mieli mniej pracy 

Wśród przedsiębiorców panuje przekonanie, że elektroniczna wymiana danych pomiędzy KSeF a systemami księgowymi to ułatwienie, które bardzo ograniczy pracę zarówno po stronie przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego. Zdarzył mi się nawet taki przypadek, że jeden z klientów był przekonany, że KSeF poda mu kwoty PIT i VAT. Niestety nic bardziej mylnego. W większości przypadków, obsługa KSeF w zakresie faktur sprzedaży, wystawianie, wysyłka i pobieranie UPO będzie przypisana do przedsiębiorcy. Biura rachunkowe nie chcą zmieniać sposobu współpracy, gdzie za fakturowanie odpowiadał klient. Przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje programy do fakturowania do wymogów KSeF lub nawiązać współpracę z biurem rachunkowym, które udostępnia rozwiązania umożliwiające obsługę faktur sprzedaży w systemie KSeF.

W zakresie faktur kosztowych biura rachunkowe będą musiały ściśle współpracować z klientem oraz udostępnić rozwiązania, które umożliwią weryfikację faktur kosztowych przez przedsiębiorcę. Chodzi o stworzenie takiego obiegu faktur kosztowych, który umożliwi sprawdzenie czy wszystkie faktury pobrane z systemu dotyczą wydatków, które były realnie dokonane. Mogą i będą zdarzać się sytuacje kiedy trafi na nasze konto w KSeF faktura dokumentująca fikcyjną transakcję lub która jest efektem pomyłki sprzedawcy w numerze NIP. Jeśli proces w zakresie pobierania faktur kosztowych nie będzie dobrze opracowany i biuro rachunkowe będzie księgować wszystkie faktury kosztowe, które zostaną pobrane z KSeF to kto odpowie za zaksięgowanie fikcyjnej transakcji?

Niezbędna będzie też kategoryzacja faktur i jasne wskazanie faktur dotyczących np. zakupu towarów handlowych oraz przekazywanie pozostałych faktur nieobjętych KSeF – np. faktur uproszczonych, faktur WNT, czy faktur dokumentujących import usług (Np. Meta, Google).

Księgowi w dalszym ciągu będą musieli pracować na komplecie dokumentów, pochodzących z różnych źródeł: KSeF, pdf wysłany mailem czy faktura papierowa. Obie strony nie unikną kompletowania dokumentów ani niestety  nie wykluczą braków. Co więcej, różne źródła pochodzenia faktur kosztowych wymuszą ustalenie nowych procedur.

Podsumowanie

Czy należy się bać KSeF? Absolutnie nie! W przypadku mniejszych firm, z prostą strukturą faktur, KSeF może usprawnić pracę przedsiębiorcom np. za zakresie kompletowania faktur kosztowych. Nie trzeba będzie ich szukać, drukować i przekazywać księgowej. Biuro rachunkowe mogą zyskać więcej czasu na księgowanie, ponieważ faktury będą pozyskiwane na bieżąco, bez konieczności czekania na ich skompletowanie. 

Ale KSeF to też wyzwania proceduralne, do których trzeba się już teraz przygotowywać. KSeF jest bliżej niż myślimy. Warto już teraz zalogować się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień i rozpocząć procedurę związaną z nadaniem uprawnień. Zachęcamy też do przejrzenia naszego Niezbędnika KSeF, gdzie opisujemy poszczególne procedury i wyjaśniamy najważniejsze zagadnienia.

W grudniu wszyscy zwalniamy, skupiamy się na najlepszym okresie w roku – Bożym Narodzeniu. A 1 stycznia 2026 roku zostanie ma tylko 31 dni na przygotowanie systemów do pobierania faktur kosztowych lub zmianę księgowości na taką, która ma takie rozwiązania wdrożone.

Nasze biuro jest gotowe na KSeF. Masz pytania dotyczące rozwiązań, jakie oferujemy klientom – napisz do nas?