Niezbędnik KSeF

KSeF będzie obowiązkowy w zakresie faktur sprzedaży od 1 lutego 2026 roku dla dużych firm – podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku będzie obowiązywał wszystkich podatników.

Natomiast trzeba zaznaczyć, że w zakresie faktur zakupu będzie wszystkich obowiązywał od 1 lutego 2026 roku. Dlaczego? Bo duże firmy wystawiając fakturę dla nas jako kontrahenta i wysyłając do KSeF nie przekażą nam jej już w formie mailowej czy papierowej. Nie będą miały takiej możliwości. W związku z tym, aby móc ująć ten koszt w księgach będzie konieczność pozyskania go jedynie KSeF.

Moduł Certyfikatów i Uprawnień (dalej MCU) umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu. Poprzez zalogowanie się na Moduł Certyfikatów i Uprawnień możemy dodać Administratora systemu, nadać uprawnienia do działań w KSeF pracownikom, zarządowi czy biuru rachunkowemu oraz zarządzać ich uprawnieniami. Poprzez MCU możemy także składać wnioski o nadanie certyfikatów.

Możliwymi sposobami logowania do MCU są:

Spółka sama w sobie nie otrzyma dostępu do KSeF. Taki dostęp otrzymuje osoba fizyczna wskazana przez spółkę na formularzu ZAW-FA. Na druku ZAW-FA spółka wskazuje tylko jedną osobę, która po zalogowaniu się do KSeF będzie nadawała dalsze uprawnienia. Osobą uprawnioną może być dowolna osoba, nie tylko członek zarządu czy wspólnik. Formularz jest składany do urzędu skarbowego właściwego dla spółki tylko w formie papierowej. Musi on być podpisany zgodnie z reprezentacją (przez jedną lub więcej osób – zgodnie z zapisami w umowie spółki). Do końca stycznia 2026 roku będzie obowiązywała wersja 2 druku.

Poniżej link do jego pobrania (wersja 2): druk ZAW-FA

Osoby prowadzące jednoosobową działalność mogą wystąpić o certyfikat bez dodatkowych warunków (wniosków, pism). Wystarczy zalogować się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień oraz wygenerować certyfikat. Nie ma konieczności nadawania sobie żadnych uprawnień w związku z tym, że osoba, która się zalogowała do systemu (uwierzytelniła w KSeF) posiada uprawnienia właścicielskie i ma pełne prawa do działania w systemie.

Istnieją dwa rodzaje certyfikatów. Typ podstawowy typu 1 służy do bieżącej pracy i uwierzytelnienia w systemie. Certyfikat typu 2  służy do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy w trybach szczególnych offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.

Wnioskujemy odrębnie o oba typy certyfikatów. Po uzyskaniu uprawnień do KSeF na podstawie ZAW-FA, logujemy się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień: MCU i wnioskujemy o nadanie certyfikatów. Nadajemy nazwy (np. nazwa spółki), tworzymy hasło i generujemy odpowiedni rodzaj certyfikatu (zrzuty poniżej).

Certyfikat do uwierzytelnienia w systemie:

Certyfikat do pracy w trybie offline (do oznaczania faktur kodem):

Po uzyskaniu dostępu do KSeF na podstawie ZAW-FA możemy dodać administratora, który będzie nadawał dalsze uprawnienia pracownikom i innym instytucjom.

Administrator może nadawać uprawnienia do określonych czynności jak wysyłka faktur, ich przeglądanie czy weryfikacja przetworzeń dokumentów (UPO).

I tak na przykład osoba zajmująca się w spółce fakturowaniem sprzedaży i ich wysyłką do KSeF będzie musiała mieć nadane uprawnienia w zakresie wystawiania faktur, przeglądania faktur oraz przeglądania historii i generowania UPO. 

Biuro rachunkowe, które nie będzie zajmowało się wysyłką faktur do KSeF a jedynie ich pobieraniem np. tylko faktur kosztowych – musi mieć zaznaczone uprawnienia a zakresie przeglądania faktur. 

Administrator może także zmieniać uprawnienia poprzez zarządzanie uprawnieniami.

Podstawowym trybem wystawiania faktur jest tryb online, gdzie faktury są wystawiane w czasie rzeczywistym. Jest to podstawowy tryb i głównym założeniem jest to, że faktury nie są tworzone a następnie raportowane do systemu, tylko cały proces wystawiania odbywa się już z użyciem KSeF. Należy podkreślić, że faktura będzie uznana za wystawioną dopiero po wysyłce do KSeF, więc do czasu wysyłki faktura nie jest ważnym dokumentem. Tryb podstawowy zakłada wystawianie faktur w czasie rzeczywistym i wysyłkę automatyczną w chwili wystawienia faktury. 

Jest to tryb szczególny, ale dostępny dla wszystkich, którzy zdecydują się na jego stosowanie. Umożliwia wystawienie faktury w systemie zewnętrznym i jej wysyłkę do KSeF do końca kolejnego dnia roboczego. Co ważne – faktury te zachowują datę wystawienia z dnia ich utworzenia pomimo późniejszej wysyłki. Celem tego trybu jest umożliwienie wystawiania faktur przedsiębiorcom i handlowcom działającym w terenie bez stałego dostępu do internetu. Tryb ten jest też przewidziany właśnie także na wypadki chwilowych problemów technicznych po stronie sprzedawcy.

Faktury wystawiane w tym trybie będą musiały jednak posiadać dwa kody QR – pierwszy z napisem OFFLINE i drugi z napisem CERTYFIKAT. Do wygenerowania drugiego kodu będzie niezbędny certyfikat typu 2, o którym także piszemy w Niezbędniku.

Nie wszystkie faktury będą wystawiane poprzez system KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy m.in:

• faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych 
• faktur wystawianych w procedurze OSS
• faktur proform
• faktur wewnętrznych
• not uznaniowych i obciążeniowych

Jest to najbardziej problematyczne pytanie ponieważ de facto stawia obecne systemy fakturowania na głowie. Obecnie fakturujemy sprzedaż w różnych programach. Wystawienie faktury to zapisanie jej w tym systemie i następnie wysyłka do klienta. Taka faktura jest już pełnoprawnym dokumentem księgowym. Integracja obecnych systemów do fakturowania z KSeF to nic innego niż wystawianie faktur w KSeF za pośrednictwem programu do fakturowania. Niebawem zaczniemy wystawiać faktury w KSeF a nasz program będzie tylko niejako nakładką wizualną. Faktura będzie uznawana za wystawioną dopiero w chwili wysyłki do KSeF, więc wszystkie faktury wygenerowane a nie wysłane do KSeF tak naprawdę nie będą istnieć w kontekście sprzedaży. Dopiero pobranie numeru KSeF jest potwierdzeniem wystawienia faktury. Oznacza to, że faktury w trybie zwykłym trzeba wysyłać na bieżąco (lub w tym samym dniu). Przesłanie faktury do KSeF w kolejnym dniu będzie oznaczało, że faktura jest wystawiona w trybie Offline24. A to znów powoduje konieczność opatrzenia tej faktury wysłanej z opóźnieniem dwoma kodami QR za pośrednictwem certyfikaty typu 2 (piszemy o tym w innych punktach Niezbędnika).

KSeF nie zmienia terminów wystawienia faktur. W dalszym ciągu fakturę należy wystawić w terminie 15 dnia kolejnego miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Może się zdarzyć, że data sprzedaży i data wystawienia będą różne (tak jak ma to miejsce obecnie). Wystawienie faktury następuje w chwili nadania fakturze numeru w KSeF. Wystawienie faktury w programie do fakturowania nie jest jednoznaczne z wystawieniem faktury z punktu widzenia formalnego. Data wystawienia faktury to data rejestracji w KSeF i nadania jej numeru. Faktura, która nie posiada takiego numeru nie jest uznawana za wystawioną. 

Przykład: Sprzedawca dokonał dostawy towarów 29 kwietnia 2026 roku. Ma czas na jej wystawienie czyli rejestrację w systemie KSeF (i nadanie numeru) do 15 maja 2026 roku. Fakturę wystawił (przesłał do KSeF) 2 maja 2026 roku z datą sprzedaży 29 kwietnia 2026 roku. Faktura uzyskała numer KSeF 2 maja 2026 roku. Odbiorca może pobrać tę fakturę w maju i odliczyć VAT dopiero w rozliczeniu za maj 2026 roku pomimo tego, że otrzymał towar jeszcze w kwietniu.

Przykład: Sprzedawca dokonał dostawy towarów 29 kwietnia 2026 roku. Ma czas na jej wystawienie czyli rejestrację w systemie KSeF (i nadanie numeru) do 15 maja 2026 roku. Fakturę wystawił 15 maja o godzinie 23:56. Faktura została zarejestrowana i uzyskała numer KSeF 16 maja 2026 roku. W tym przypadku faktura została wystawiona z opóźnieniem, niezgodnie z rozporządzeniem.

Do tej było technicznie możliwe wystawienie faktury z datą wsteczną np. na początku kolejnego miesiąca z datą ostatniego dnia poprzedniego miesiąca. W KSeF nie będzie takiej możliwości. Wystawienie faktury czyli rejestracja w systemie i nadanie numeru KSeF odbywa się w czasie rzeczywistym. Nawet jeśli technicznie będzie możliwe wygenerowanie faktury z datą wsteczną, to jej późniejsza wysyłka będzie problematyczna lub niemożliwa. Jedyną opcją jest wystawienie faktury w trybie Offline24, gdzie wystawienie następuje poza KSeF a faktura jest przesyłana do KSeF w kolejnym dniu roboczym. W tym przypadku prawdopodobnie będzie możliwe wystawienie faktury maksymalnie z datą dnia poprzedniego. Należy pamiętać, że w tym przypadku trzeba będzie zastosować dodatkowy kod QR wymagany dla tego trybu (piszemy o tym także w tym Niezbędniku). W związku z tym, nie będzie możliwości wystawienia poprawnej faktury z datą wsteczną dłuższą niż 1 dzień roboczy.

W przypadku braku internetu czy prądu należy wystawiać faktury w trybie Offline24 i wysłać je do KSeF w kolejnym dniu roboczym. W przypadku przedłużających się awarii, z racji utrzymania przepisów dotyczących terminów wystawiania faktur, wydaje się możliwe także wystawienie faktury w późniejszym terminie (po przywróceniu dostaw internetu czy prądu). W tym przypadku należałoby wskazać datę sprzedaży wsteczną (z okresu awarii). Oczywiście należy zmieścić się w terminie 15 dnia kolejnego miesiąca.

W przypadku sprzedaży na rzecz kontrahenta zagranicznego prowadzącego działalność faktura musi być wystawiona w KSeF. Klienta jednak nie obowiązuje KSeF i nie odbierze jej za pośrednictwem systemu, dlatego taką fakturę należy przekazać mu także w innej w formie np. pdf.

Faktura będzie natomiast spełniała polskie wymogi i zawierała kod QR z numerem KseF, dzięki czemu klient będzie mógł ją także zweryfikować.

W przypadku wystawienia faktury na błędnego kontrahenta należy skorygować fakturę do zera a następnie wystawić fakturę na poprawny NIP (poprawnego kontrahenta).

W systemie KSeF nie ma możliwości wystawienia duplikatów faktur. Duplikaty dotyczą faktur, które z różnych przyczyn nie dotarły do klienta. W systemie KSeF klient będzie widział wszystkie wystawione faktury na jego rzecz, w związku z tym nie na możliwości zgubienia lub braku otrzymania danej faktury.

Faktury sprzedaży w przypadku stwierdzenia błędów możemy korygować wielokrotnie aż do uzyskania poprawnej wersji. Korekty mogą dotyczyć NIP kontrahenta, kwot, stawek podatków i innych danych, które były niepoprawnie wykazane w fakturze pierwotnej.

Przepisy nie zmieniają zasad odliczenia VAT. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę. Jeżeli podatnik nie skorzystał z prawa do odliczenia podatku naliczonego w podstawowym terminie, może dokonać tego w jednym z trzech kolejnych miesięcy lub – w przypadku rozliczeń kwartalnych – w jednym z dwóch następnych kwartałów.

W kontekście KSeF kluczowe jest w takim razie ustalenie daty otrzymania faktury. Zgodnie z przepisami dotyczącymi KSeF: “Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę”. Oznacza to, że dopiero data przetworzenia w KSeF i nadania numeru rozpoczyna okres, w którym możemy odliczyć VAT.