Problematyczny NIP na paragonie
Dla wielu przedsiębiorców może to być zaskoczeniem, ale nie zawsze NIP na paragonie umożliwi późniejsze otrzymanie faktury. Jak to możliwe? Na co powinni zwrócić uwagę zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy, aby niepotrzebnie nie ściągnąć na siebie kłopotów?
Nowe regulacje
Od stycznia 2020 roku obowiązują nowe przepisy regulujące możliwość wystawiania faktur do paragonów. Aby otrzymać fakturę, sprzedawca będzie musiał umieścić poprawny NIP nabywcy na wystawianym paragonie. Dopiero taki paragon umożliwia nabywcy finalnie uzyskanie faktury. Wydaje się to proste i bezproblemowe, jednak należy uważać na dwie kwestie, które mogą mocno skomplikować ten proces.
Poprawność NIP
Niestety tylko umieszczenie poprawnego numeru NIP na paragonie umożliwi nabywcy otrzymanie faktury. Dlaczego? Tylko poprawny NIP wskazuje jasno na konkretnego nabywcę. Błędny NIP na paragonie uniemożliwi identyfikowanie nabywcy. W przypadku, gdy nabywca poda niepoprawny NIP to bez względu na wielkość tego błędu nie będzie miał możliwości uzyskania faktury. Każda bowiem pomyłka – przestawienie dwóch cyfr lub podanie NIP zupełnie innej firmy (np. spółki przedsiębiorcy zamiast jednoosobowej działalności to błąd wykluczający możliwość wystawienia faktury do paragonu. Należy pamiętać, że nie ma możliwości skorygowania paragonu na przykład notą korygującą, jak ma to miejsce w przypadku faktur. Błąd w NIP dyskwalifikuje ten dokument w biegu po fakturę.
Miejsce umieszczenia NIP na paragonie
To kwestia problematyczna numer dwa. Samo umieszczenie NIP na paragonie nie wystarczy. Ważne jest miejsce, w którym zostanie on wpisany. NIP musi się znaleźć w części fiskalnej paragonu a nie w stopce (w części niefiskalnej). Kiedy może dojść do umieszczenia NIP nabywcy w niepoprawnym miejscu? Zazwyczaj dzieje się tak kiedy sprzedawca nie dysponuje nowszą kasą umożliwiającą wprowadzenie NIP w części fiskalnej. Wówczas, chcąc działać zgodnie z wymogami, umieszcza NIP w dowolnym miejscu np. na samym dole paragonu obok słowa “Dziękujemy za zakupy”. Takie działanie jest jednak niezgodne z przepisami, a tym samym paragon nie będzie spełniał warunków do otrzymania faktury. Jak wskazuje § 25 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących NIP nabywcy powinien być zawarty w części fiskalnej paragonu, pomiędzy numerem kasy i oznaczeniem kasjera a logo fiskalnym i numerem unikatowym.
Stare kasy a zgodność z przepisami
Sprzedawcy używający starszych kas nie są na straconej pozycji. Muszą jednak pamiętać, żeby przed wystawieniem dokumentu dowiedzieć się od nabywcy w jakiej roli ten występuje i zgodnie z informacją wystawić albo fakturę albo paragon. Nie będzie bowiem możliwości naniesienia NIP na paragonie w wymaganym przepisami miejscu. W związku z powyższym, wystawiony dokument potwierdzający sprzedaż będzie dokumentem ostatecznym. Co ważne – sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury do paragonu dla klienta prowadzącego działalność, jeśli po prostu nie ma takiej możliwości.W takim przypadku wystawi od razu fakturę. I jest to działanie zgodne z prawem. W przeciwieństwie do wystawiania faktury do niepoprawnego paragonu. Pamiętajmy, że nabywca powinien już przy zakupie wiedzieć czy działa jako konsument czy podmiot prowadzący działalność. A rolą sprzedawcy jest dopasowanie odpowiedniego dokumentu do sytuacji.
Masz pytania dotyczące swojej firmy? Zapraszamy na spotkanie:
FAQ – Faktura do paragonu i NIP na paragonie
Czy każdy paragon z NIP umożliwia wystawienie faktury?
Nie, możliwość wystawienia faktury daje wyłącznie paragon zawierający poprawny numer NIP nabywcy.
Błędny numer NIP lub NIP wpisany w nieprawidłowym miejscu na paragonie uniemożliwia późniejsze wystawienie faktury.
Co się stanie, jeśli na paragonie wpisano błędny NIP?
Błędny NIP na paragonie wyklucza możliwość wystawienia faktury.
Nawet drobna pomyłka, np. przestawienie cyfr lub wpisanie NIP innej firmy, powoduje brak możliwości poprawienia dokumentu notą korygującą.
Czy można poprawić NIP na paragonie?
Nie, paragonu fiskalnego nie można skorygować w zakresie numeru NIP nabywcy.
W przeciwieństwie do faktur, paragony nie mogą być poprawiane notami korygującymi dotyczącymi danych nabywcy.
Gdzie powinien znajdować się NIP na paragonie?
NIP musi znajdować się w części fiskalnej paragonu.
Numer NIP wpisany wyłącznie w stopce lub części niefiskalnej dokumentu nie spełnia wymogów umożliwiających wystawienie faktury.
Czy starsza kasa fiskalna może powodować problemy z wystawieniem faktury?
Tak, starsze kasy fiskalne mogą nie umożliwiać wpisania NIP w części fiskalnej paragonu.
W takiej sytuacji sprzedawca powinien od razu wystawić fakturę zamiast paragonu.
Czy sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę do błędnego paragonu?
Nie, sprzedawca nie może wystawić faktury do paragonu zawierającego błędny NIP.
Wystawienie faktury do nieprawidłowego paragonu byłoby działaniem niezgodnym z przepisami.
Kiedy klient powinien poinformować o potrzebie faktury?
Najlepiej zrobić to jeszcze przed wystawieniem paragonu.
Dzięki temu sprzedawca może poprawnie wystawić dokument zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Czy przedsiębiorca może otrzymać fakturę bez NIP na paragonie?
Nie, od 2020 roku faktura dla przedsiębiorcy może zostać wystawiona wyłącznie do paragonu zawierającego NIP nabywcy.
Brak NIP na paragonie uniemożliwia późniejsze wystawienie faktury VAT.
Czy sprzedawca może od razu wystawić fakturę zamiast paragonu?
Tak, jest to rozwiązanie zgodne z przepisami.
Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy kasa fiskalna nie pozwala na prawidłowe umieszczenie NIP nabywcy na paragonie.
Dlaczego poprawność NIP na paragonie jest tak ważna?
Poprawny NIP jednoznacznie identyfikuje nabywcę i umożliwia prawidłowe wystawienie faktury.
Błędy w numerze NIP mogą prowadzić do problemów podatkowych zarówno po stronie sprzedawcy, jak i przedsiębiorcy kupującego towar lub usługę.
Autor
