Numer KSeF w przelewie. Od kiedy będzie wymagany? Najważniejsze informacje

Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z KSeF wystawioną przez innego czynnego podatnika, musi wpisać w tytule przelewu numer KSeF tej faktury. Przy płatności za kilka faktur jednym przelewem podaje się identyfikator zbiorczy. Obowiązek wynika z art. 108g ustawy o VAT i dotyczy płatności dokonanych od tej daty, bez względu na to, kiedy wystawiono fakturę.

Z tego artykułu dowiesz się:

• kogo dotyczy obowiązek podania numeru KSeF w przelewie i od kiedy obowiązuje,
• z czego składa się numer KSeF i skąd go wziąć,
• jak wpisać numer w zwykłym przelewie i w przelewie z podzieloną płatnością,
• czym jest identyfikator zbiorczy i kiedy się go stosuje,
• w jakich sytuacjach numeru w tytule przelewu nie podaje się.

Kogo dotyczy obowiązek podania numeru KSeF w przelewie?

Obowiązek ciąży na nabywcy, który jest czynnym podatnikiem VAT i płaci za fakturę ustrukturyzowaną innemu czynnemu podatnikowi VAT. Dotyczy to płatności realizowanych instrumentem płatniczym, w którym można wskazać tytuł transferu, czyli przede wszystkim przelewu bankowego.

Przepis obejmuje też sytuację, w której za fakturę wystawioną na nabywcę płaci inny podmiot. Taka osoba trzecia również wpisuje numer KSeF do tytułu płatności.

Obowiązek dotyczy zapłaty za dostawę towarów lub świadczenie usług udokumentowanych fakturą. Nie każdy przelew powiązany z transakcją wymaga numeru. Wypłata odszkodowania przez ubezpieczyciela bezpośrednio na rzecz warsztatu nie jest zapłatą za fakturę wystawioną na ubezpieczyciela, więc nie wymaga podania numeru KSeF.

Przepis stosuje się do płatności dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. Decyduje data zapłaty, a nie data wystawienia faktury. Do końca 2026 r. wpisywanie numeru w tytule przelewu jest dobrowolne.

Z czego składa się numer KSeF i skąd go wziąć?

Numer KSeF to unikalny identyfikator faktury nadawany przez system przy jej przyjęciu. Ma 35 znaków podzielonych łącznikami na cztery części.

Wzór numeru wygląda więc następująco: dziesięć cyfr NIP, łącznik, osiem cyfr daty, łącznik, dwanaście znaków technicznych, łącznik i dwa znaki kontrolne.

Numer nadaje system, nie sprzedawca, dlatego nie ma go w treści faktury w chwili jej wystawiania. Sprzedawca otrzymuje go w urzędowym poświadczeniu odbioru. Nabywca znajdzie go na liście faktur otrzymanych w KSeF, w programie do fakturowania lub księgowym połączonym z systemem albo na wizualizacji faktury pod kodem QR.

Napis OFFLINE przy kodzie QR oznacza, że faktura w chwili wystawienia nie trafiła jeszcze do KSeF. Numer pojawi się dopiero po jej przesłaniu do systemu.

Jak wpisać numer KSeF w zwykłym przelewie?

W zwykłym przelewie numer KSeF umieszcza się w tytule płatności. Przy przelewie krajowym obowiązuje limit długości tytułu, dlatego pełny numer, mający 35 znaków, zajmuje znaczną część dostępnego miejsca. Numer faktury sprzedawcy, jeśli płatnik chce go zachować, można dopisać obok.

Numer przepisuje się w całości, z łącznikami, bez zmian i bez spacji. Pominięcie fragmentu albo literówka powodują, że numer nie wskazuje właściwej faktury.

Raty płatne na podstawie jednej faktury opisuje się za każdym razem tym samym numerem KSeF tej faktury.

Jak numer KSeF wpisuje się przy podzielonej płatności?

W przelewie z mechanizmem podzielonej płatności formularz zawiera osobne pole na numer faktury. Wpisuje się w nim numer KSeF faktury, czyli ciąg 35 znaków, a nie numer nadany przez sprzedawcę w systemie księgowym. Obowiązek podania numeru działa tak samo, jak przy zwykłym przelewie. Zmienia się tylko miejsce, w którym numer trzeba wpisać.

Czym jest identyfikator zbiorczy i kiedy się go stosuje?

Identyfikator zbiorczy służy do zapłaty za kilka faktur jednym przelewem. Zamiast wpisywać kilka numerów, które nie zmieściłyby się w tytule, płatnik podaje jeden identyfikator powiązany z grupą faktur.

Identyfikator ma również 35 znaków. Zawiera między innymi NIP podmiotu, który go wygenerował, oznaczenie IZ z rokiem i miesiącem oraz znaki kontrolne. Może obejmować od 2 do 500 faktur jednego sprzedawcy.

Wygenerować go może nabywca lub sprzedawca w programie połączonym z KSeF albo w Aplikacji Podatnika KSeF. Program tworzy identyfikator i zapisuje w systemie informację o tym, jakie faktury się pod nim kryją. Dzięki temu sprzedawca, który otrzyma przelew z samym identyfikatorem, może przypisać wpłatę do właściwych dokumentów.

W przelewie z podzieloną płatnością zbiorczy identyfikator obejmuje faktury z okresu nie dłuższego niż miesiąc.

W jakich sytuacjach numeru KSeF w przelewie nie podaje się?

Obowiązek dotyczy płatności za faktury ustrukturyzowane między czynnymi podatnikami VAT. Poza nim pozostają między innymi następujące sytuacje.

W przypadku faktur zaliczkowych sytuacja zależy od tego, czy faktura została wystawiona przed wpłatą. Jeśli faktura zaliczkowa istnieje i ma numer KSeF, a płatność następuje po jej wystawieniu to obowiązkowe jest wpisanie numeru KSeF w tytule przelewu. 

Jak przygotować firmę do podawania numeru KSeF w przelewach?

Zmiana dotyczy przede wszystkim procesu płatności. Do końca 2026 r. firmy mają czas na sprawdzenie kilku elementów.

• Bank musi przyjąć w tytule przelewu i w polu podzielonej płatności całe 35 znaków.
• Program księgowy lub do zarządzania obiegiem dokumentów, zintegrowany z KSeF, powinien wyświetlać numer KSeF przy fakturach zakupowych i przenosić go do paczek przelewów.
• Zlecenia stałe z niezmiennym tytułem będą niemożliwe, jeśli dotyczą faktur wystawionych w KSeF. 
• Osoby zatwierdzające płatności potrzebują informacji, skąd pobrać numer.
• Osoby generujące identyfikatory zbiorcze muszą mieć nadane uprawnienia w KSeF.

AMP Consulting prowadzi księgowość spółek z o.o., komandytowych i akcyjnych i udostępnia klientom platformę SaldeoSMART integrowaną z KSeF. Dzięki niej możliwy jest eksport płatności do bankowości, a od 2027 roku przelewy będą zawierały także numer KSeF. 

Autorka

Anna Piątek

Prezes Zarządu i Główna Księgowa AMP Consulting. Ekspertka księgowości spółek z o.o. i komandytowych, członkini Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.