Zaliczka na poczet dywidendy. Ograniczenia, o których dowiadujesz się za późno

Zaliczka na poczet dywidendy brzmi jak wygodne rozwiązanie – nie czekasz do zgromadzenia zatwierdzającego roczne sprawozdanie, tylko bierzesz część przewidywanego zysku w trakcie roku. Problem w tym, że mechanizm ten ma kilka twardych ograniczeń, o których wspólnicy dowiadują się zwykle w najgorszym możliwym momencie – gdy zarząd już podjął decyzję o wypłacie, a okazuje się, że nie miał do tego podstawy albo przekroczył limit.

Czym różni się zaliczka od dywidendy?

Dywidenda to wypłata zysku podjęta uchwałą zgromadzenia wspólników po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. W spółkach, w których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, taka możliwość powstaje dopiero  po zatwierdzeniu sprawozdania za rok poprzedni, które musi nastąpić najpóźniej do końca czerwca.

Zaliczka na poczet przewidywanej umożliwia wypłacenie części spodziewanego zysku wcześniej, w trakcie trwającego roku obrotowego, zanim jeszcze powstanie ostateczne sprawozdanie i uchwała o podziale zysku za dany rok. To wygodne narzędzie planowania płynności, ale działa tylko pod ściśle określonymi warunkami z art. 194 i 195 Kodeksu spółek handlowych.

Upoważnienie w umowie spółki

Zarząd nie może wypłacić zaliczki z własnej inicjatywy, jeśli umowa spółki tego wprost nie przewiduje. Art. 194 KSH wymaga, żeby umowa spółki upoważniała zarząd do wypłaty zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy. Bez takiego zapisu jakakolwiek wypłata zaliczki jest bezprawna, niezależnie od tego, jak dobrze wygląda sytuacja finansowa spółki.

To pierwsza pułapka, w którą wpadają wspólnicy spółek zakładanych na standardowym wzorcu z systemu S24. Jeśli przy rejestracji nie pomyślałeś o tym zapisie, a teraz chcesz wypłacić zaliczkę, musisz najpierw zmienić umowę spółki – co przy wzorcu S24 nadal jest możliwe, ale wymaga dodatkowej uchwały i zgłoszenia do KRS, zanim dokonasz wypłaty.

Zakładając spółkę w systemie S24 należy wybrać w §11 wariant B, którego treść przedstawiam poniżej: 

• Spółka może tworzyć kapitały rezerwowy i zapasowy.
• Zarząd może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli zaistnieją warunki wymagane przepisami prawa, a w szczególności, jeżeli spółka posiada wystarczające środki na wypłatę.

Zatwierdzone sprawozdanie za poprzedni rok z zyskiem

Zgodnie z art. 195 § 1 KSH, spółka może wypłacić zaliczkę tylko wtedy, gdy jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. To dwa warunki naraz: sprawozdanie musi być zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników i musi wykazywać zysk, a nie stratę.

Z tego warunku wynika wprost druga pułapka, a więc zaliczki nie da się wypłacić w pierwszym roku działalności spółki. Nowo powstała spółka nie ma jeszcze zatwierdzonego sprawozdania za poprzedni rok obrotowy, ponieważ poprzedniego roku po prostu nie było.

To samo dotyczy sytuacji, gdy spółka przedłużyła pierwszy rok obrotowy – brak zatwierdzonego sprawozdania oznacza brak możliwości wypłaty zaliczki, niezależnie od tego, jak dobrze spółka sobie radzi.

Limit kwotowy – najczęstsze źródło błędów

Zaliczka nie może przekroczyć połowy zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, i pomniejszonego o niepokryte straty oraz udziały własne.

Błąd, który pojawia się najczęściej, to pominięcie niepokrytych strat z lat ubiegłych albo próba wypłaty zaliczki z kapitału zapasowego, który nie pochodzi z bieżącego zysku.

Zaliczka nie służy prostemu wyjęciu pieniędzy z kapitału zapasowego zgromadzonego przez lata – to osobny mechanizm, wymagający innej uchwały i innej podstawy prawnej.

Drugi warunek z art. 194 KSH, niezależny od limitu kwotowego, wymaga, żeby spółka posiadała środki faktycznie wystarczające na wypłatę. Zarząd musi ocenić, czy wypłata nie zachwieje płynnością finansową spółki, biorąc pod uwagę bieżącą sytuację i plany rozwojowe – to decyzja zarządu, nie automat wynikający z samego wyliczenia limitu.

Zaliczka na poczet zysku i jej ujęcie podatkowe?

Podatkowo zaliczka na poczet dywidendy jest traktowana identycznie jak sama dywidenda. Spółka jako płatnik pobiera 19% zryczałtowany podatek PIT od wypłaconej kwoty, w tym samym trybie i terminie co przy zwykłej dywidendzie – do 20. dnia miesiąca następującego po wypłacie. Różnica jest wyłącznie w momencie wypłaty, nie w sposobie opodatkowania.

Na estońskim CIT zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy jest przez ustawę zrównana z dochodem z podzielonego zysku – spółka musi więc pobrać zryczałtowany podatek dochodowy w momencie jej wypłaty, tak samo jak od dywidendy.

Jeśli spółka jest na ryczałcie, warto to uwzględnić w planowaniu płynności, gdyż obowiązek podatkowy powstaje natychmiast, a nie dopiero przy formalnym zatwierdzeniu wypłaty zysku.

Jak bezpiecznie skorzystać z zaliczki na dywidendę?

Przed pierwszą wypłatą zaliczki sprawdź trzy rzeczy: czy umowa Twojej spółki w ogóle przewiduje takie upoważnienie dla zarządu, czy sprawozdanie za poprzedni rok jest zatwierdzone i wykazuje zysk, oraz czy prawidłowo policzyłeś limit 50% z uwzględnieniem wszystkich pomniejszeń. Jeśli którykolwiek z tych elementów budzi wątpliwość, lepiej poczekać do zwyczajnego zgromadzenia wspólników i wypłacić standardową dywidendę, niż ryzykować obowiązek zwrotu środków.

Autorka

Anna Piątek

Prezes Zarządu i Główna Księgowa AMP Consulting. Ekspertka księgowości spółek z o.o. i komandytowych, członkini Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.