Pięć złotych zasad księgowości dla spółek

Rachunkowość jest bliską siostrą matematyki i stoi za nią spójny system zasad, które przez dziesięciolecia były dopracowywane po to, żeby sprawozdania finansowe odzwierciedlały rzeczywistość finansową danej firmy czy państwa. Przedsiębiorca, który rozumie reguły rządzące ewidencją, potrafi lepiej oceniać wyniki kapitałowe własnej działalności i skuteczniej komunikować się z osobami prowadzącymi jego księgi. Jakie są najważniejsze zasady księgowości?

Spis treści:

• Pięć zasad rachunkowości w Polsce – skąd pochodzą i kto nad nimi czuwa?
• Zasada memoriału
• Zasada ostrożności
• Zasada ciągłości i porównywalności
• Zasada istotności
• Zasada rzetelnego obrazu – nadrzędna wobec pozostałych

Pięć zasad rachunkowości w Polsce – skąd pochodzą i kto nad nimi czuwa?

Podstawą prawną dla zasad rachunkowości obowiązujących w Polsce jest ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku. To właśnie ten akt prawny określa reguły, według których przedsiębiorcy zobowiązani są prowadzić księgi rachunkowe – w tym zasadę rzetelności, ciągłości, memoriału, ostrożności oraz współmierności przychodów i kosztów. Ustawa była wielokrotnie nowelizowana, by dostosować polskie przepisy do standardów unijnych i międzynarodowych.

Przestrzeganie tych zasad weryfikują przede wszystkim urzędy skarbowe oraz Krajowa Administracja Skarbowa podczas kontroli podatkowych. W przypadku spółek zobowiązanych do badania sprawozdań finansowych dodatkową rolę odgrywa biegły rewident, który ocenia, czy księgi prowadzono zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jego opinia jest wymagana m.in. w przypadku spółek akcyjnych i większych spółek z o.o.

Zasada memoriału

Przychody i koszty ujmuje się w okresie, w którym faktycznie wystąpiły – niezależnie od tego, kiedy nastąpił przepływ środków pieniężnych. Faktura sprzedaży wystawiona 31 grudnia jest przychodem grudnia, nawet jeśli kontrahent zapłaci w lutym. Koszt usługi zrealizowanej w grudniu obciąża wynik grudnia, choć faktura wpłynęła w styczniu.

Zasada memoriałowa odróżnia pełną rachunkowość od uproszczonej ewidencji kasowej, w której liczy się moment zapłaty.

Zasada ostrożności

Każde znane ryzyko straty powinno znaleźć odzwierciedlenie w księgach, nawet jeśli jego ostateczna wysokość nie jest jeszcze ustalona. Równocześnie zasada ta zabrania wykazywania przychodów i zysków, co do których realizacji istnieje niepewność. Jej celem jest zapobieganie zawyżaniu wyników finansowych i prezentowaniu kondycji firmy w bardziej optymistycznym świetle niż wynika to z faktów.

Zasada ciągłości i porównywalności

Metody wyceny, klasyfikacji i ewidencji, przyjęte przez jednostkę, powinny być stosowane konsekwentnie przez kolejne lata obrotowe. Dzięki temu sprawozdanie za bieżący rok jest porównywalne ze sprawozdaniem za rok poprzedni – co jest warunkiem rzetelnej analizy trendów przychodów, kosztów i rentowności.

Zmiana stosowanych metod jest możliwa, ale wymaga uzasadnienia i ujawnienia w informacji dodatkowej do sprawozdania. Organy zatwierdzające sprawozdanie powinny być poinformowane o każdej takiej zmianie oraz o jej wpływie na wynik finansowy okresu, w którym nastąpiła.

Zasada istotności

Nie każde zdarzenie gospodarcze wymaga takiej samej szczegółowości ewidencji. Zasada istotności pozwala stosować uproszczenia wobec pozycji, których wpływ na obraz finansowy firmy jest pomijalny.

Granicę istotności wyznacza kierownictwo jednostki – zwykle jako określony procent sumy bilansowej lub przychodów. Dla małych firm zasada ta ma szczególne znaczenie, ponieważ pozwala skupić zasoby na rzetelnym ujęciu zdarzeń, które rzeczywiście wpływają na wynik i sytuację majątkową.

Zasada rzetelnego obrazu – nadrzędna wobec pozostałych

Wszystkie wymienione zasady podporządkowane są jednemu celowi – sprawozdanie finansowe ma dawać rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej firmy. Zasada ta wynika wprost z ustawy o rachunkowości i ma charakter nadrzędny.

Jeżeli zastosowanie konkretnego przepisu ustawy prowadziłoby do zniekształcenia wyników przedsiębiorstwa, jednostka jest zobowiązana odstąpić od tego przepisu i ujawnić ten fakt w informacji dodatkowej.

W codziennej praktyce taka sytuacja zdarza się rzadko – ale sama konstrukcja tego przepisu pokazuje hierarchię wartości w rachunkowości.

Znajomość tych pięciu zasad jest przydatna każdemu, kto odpowiada za finanse firmy – nawet jeśli nie prowadzi ksiąg samodzielnie. Ułatwiają ocenę tego, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone rzetelnie, a biuro rachunkowe pracuje zgodnie ze standardami wynikającymi z przepisów. W skrócie:

• zasada memoriału – przychody i koszty ujmuje się w momencie ich powstania, nie w momencie zapłaty – wpływa na wynik finansowy danego okresu,
• zasada ostrożności – znane ryzyka strat muszą być ujęte w księgach – chroni przed zawyżaniem wyników,
• zasada ciągłości – metody rachunkowe nie mogą być zmieniane dowolnie rok do roku – zapewnia porównywalność danych,
• zasada istotności – drobne pozycje mogą być ujmowane w sposób uproszczony – pozwala skupić uwagę na tym, co ma realny wpływ na obraz firmy,
• zasada rzetelnego obrazu – nadrzędna reguła, której podporządkowane są wszystkie pozostałe – świadczy o tym, że celem rachunkowości jest prawdziwy obraz, a nie formalna zgodność z procedurą.

Znajomość zasad rachunkowości to jedno – ich prawidłowe stosowanie w codziennej ewidencji to już zadanie dla specjalistów. W AMP Consulting prowadzimy księgi zgodnie z ustawą o rachunkowości i pilnujemy, żeby sprawozdania finansowe Twoich firm rzetelnie odzwierciedlały rzeczywistość.

Sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić – skontaktuj się z nami.