KSeF dla spółek. Wszystkie faktury w jednej aplikacji.

Osoba posiadająca uprawnienie do zarządzania dostępami może przydzielać innym osobom konkretne role, na przykład wystawianie faktur, ich przeglądanie, dostęp do historii operacji lub obsługę dokumentów w imieniu firmy. Zakres powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom danej osoby. Biuro rachunkowe, które pobiera dokumenty kosztowe, potrzebuje co najmniej prawa do ich przeglądania.

W trybie online faktura jest przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym. Po jej przyjęciu system nadaje numer KSeF i wystawia urzędowe poświadczenie odbioru. Program do fakturowania może być wygodnym interfejsem, ale powinien mieć poprawną integrację z KSeF i umożliwiać kontrolę statusu wysyłki.

Offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF, na przykład przy problemach z internetem, a następnie przesłać ją do systemu najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Faktura przekazywana nabywcy przed wysłaniem do KSeF musi być odpowiednio oznaczona kodami QR, a do potwierdzenia tożsamości wystawcy potrzebny jest certyfikat typu 2.

Poza obowiązkowym KSeF pozostają między innymi faktury konsumenckie B2C, dokumenty wystawiane w procedurach OSS i IOSS przez podatników korzystających z tych procedur, a także dokumenty, które nie są fakturami, takie jak pro forma, noty obciążeniowe czy dokumenty wewnętrzne. Każdy nietypowy przypadek warto ocenić osobno.

W podstawowym trybie online faktura powinna zostać przesłana w momencie wystawienia. Jeżeli została wystawiona poza systemem w trybie offline24, należy wysłać ją do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Dlatego ważne jest sprawdzanie statusu wysyłki i numeru KSeF, a nie tylko zapisanie dokumentu w programie.

Tak. KSeF nie zmienia ogólnych terminów wystawiania faktur, dlatego data sprzedaży może być wcześniejsza niż data wystawienia. Trzeba jednak rozróżnić moment utworzenia dokumentu w programie od formalnego wystawienia i przyjęcia go w KSeF. Proces powinien zapewniać terminową wysyłkę oraz kontrolę ewentualnego odrzucenia dokumentu.

Nie należy nadawać fakturze dowolnej, wcześniejszej daty wystawienia. System rejestruje faktyczny moment przesłania dokumentu, a w trybie offline obowiązują odrębne zasady dotyczące daty i terminu dosłania. Data sprzedaży może dotyczyć wcześniejszego okresu, ale nie zastępuje prawidłowej daty wystawienia.

Na taką sytuację należy przygotować procedurę pracy w trybie offline24. Fakturę wystawia się poza systemem zgodnie z obowiązującą strukturą, oznacza wymaganymi kodami QR, a po odzyskaniu dostępu przesyła do KSeF w ustawowym terminie. Certyfikat typu 2 powinien być pobrany i bezpiecznie zapisany wcześniej.

Jeżeli polski podatnik ma obowiązek wystawić daną fakturę w KSeF, dotyczy to również wielu transakcji z kontrahentami zagranicznymi. Ponieważ zagraniczny nabywca nie odbiera jej w polskim systemie, należy udostępnić mu dokument w uzgodnionej formie poza KSeF, na przykład jako wizualizację PDF z odpowiednim kodem QR.

Jeśli faktura trafiła na błędny NIP, nie poprawia się jej przez zmianę danych. Wystawia się fakturę korygującą do zera, a potem nową fakturę z poprawnym NIP. Jeśli pomyłka dotyczy innych danych nabywcy, np. nazwy albo adresu, wystarczy zwykła faktura korygująca.

W KSeF nie wystawia się klasycznych duplikatów, ponieważ dokument pozostaje dostępny w systemie i może zostać ponownie pobrany. Błędy w fakturze naprawia się fakturą korygującą przesyłaną do KSeF. Jeżeli to konieczne, można wystawić kolejne korekty aż do uzyskania prawidłowego rozliczenia.

Ogólne zasady odliczenia VAT pozostają bez zmian: prawo powstaje w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie otrzymania faktury. W przypadku faktury ustrukturyzowanej za dzień otrzymania przyjmuje się dzień nadania jej numeru identyfikującego w KSeF.